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秘书实务 | 公务员文稿入门(五)

秘书部落 语言资源快讯 2020-01-18

 

公务员文稿入门之五

如何写好总结和思路


在一个单位,把总结和思路写好,新一年的文稿,基本材料就有了。千变万化不离其宗,这宗就是年末岁初的总结和思路,有些大文稿听起来吓人,其实就是总结+思路。如政府工作报告、年度发展报告、年鉴等,而蓝皮书、白皮书也往往是对某一事进行总结,以阐明观点。

 

第一节   总结


总结,顾名思义,是对既定时间里规定范畴内演绎情况总的陈述,并作出结论。总结的内容主要有工作成效、工作理念、工作方法、工作内容,存在的问题,以及下一步工作建议。当然在实际操作时,要视需求而定,不一定全部写,应有详略。总结的重要性在于指导未来,对下一步工作起到指导作用。一个人不善于总结,就有可能在同一个地方摔第二次跤;一个单位不善于总结,单位的工作就可能原地打转,不能上升到新的台阶。我们看影、看电视,有不少总结的镜头,因为总结是谋划之基。诸葛亮《出师表》说“亲贤臣,远小人,此先汉所以兴隆也;亲小人,远贤臣,此后汉所以倾颓也”,其实就是对汉家天下兴衰的一种总结。


1、总结的一般格式


总结有多种写法,但大致可分为三类:


全面总结式。对各个方面进行总结,有工作成效、工作内容、工作方法、工作理念和工作经验,存在问题以及下一步的工作思路。这种总结的难点在于总结出经验来,这是活的,体现灵性和水平的,也是对今后工作起指导作用的。这种总结后面的思路只需一段文字即可。此类总结一般用于5年、10年或一个任期等的总结。


重点总结式。主要是对工作成效和主要工作进行总结。难点是工作成效的提炼。此类总结,后面的思路可以展开也可以简略。重点总结式一般用于年度、半年度、季度和某项工作等。如“上半年经济运行情况和下半年工作措施”,其中“上半年经济运行情况”就是总结部分。


启示简要式。主要用于写在思路之前,起到启后的作用。往往是一段文字,虽仅一段文字,却要照顾方方面面,既要涵盖面广,又要概括得当,并能对思路起到铺垫作用,并不好写。这一小段总结,需阅读很多相关资料,并根据实际提炼而成,往往是对一个大总结的概括提炼。


2、写总结应把握的重点


写总结是对现有的、已经发生的事情进行概括、分析和提炼,需要的是细心和耐心。比如评论《红楼梦》,这是现存的,虽然评说也能成大家,但毕竟比写《红楼梦》要容易得多。这一举例要说的是,写总结不可怕,初到单位,写好总结是第一关。上一年度总结写好了,许多数据等在下一年度的讲稿中要用一年。写总结应把握以下几点:


全面审视,熟透于心。以年度总结为例(下同),对一年来的工作,要站在岁末的时点上,进行全面审视,犹如站在高山之巅俯视,优劣都要挑出来,排排队、理理齐,做到心中有数,方可动笔。


提炼成效,熠熠生辉。总结主要是摆成效,所谓数字是硬道理。一般的总结,都需要提炼出成效来,因此成效不能平铺直叙,要通过提炼让人一目了然,并且引起震撼、共鸣。这种成效主要靠实绩,但是如果提炼的水平高,就能从柴堆里拣出良木来。写总结时如果成效熠熠生辉,那么写工作部分就可以简要。


陈述工作,如数家珍。俗话说没有功劳有苦劳,这功劳就是成效,这苦劳就是工作。不少时候,成效不能熠熠生辉,那么就要在写工作上下功夫。写工作是为了表述辛苦勤劳、态度端正、主观努力、方法得当等。同时,也可以从工作中透出成效,即所谓有什么样的工作就有什么样的结果,有什么样的方法就有什么样的效果,以及勤能补拙等。写工作,也要进行概括提炼,要娓娓道来,如数家珍,让人读了能感到很刻苦、很努力。


总结经验,高屋建瓴。对于多年的工作,大的专项活动等的总结,有的要总结经验,也称作体会、感悟、以后要把握的原则等。这是活的,有灵性的,对将来起指导作用,层次非常高。比如党的四项基本原则,坚持党的领导,坚持社会主义道路,坚持马列主义毛泽东思想,坚持人民民主专政,就是对文革以来左和右两种混乱思想的纠正和总结,统一了全党的思想。再比如说“一个中心,两个基本点”,则是十三大上对十年改革开放的总结,由此确立了党的基本路线,保证了之后几十年中国发展的方向。


分析问题,切中要害。所有完整的总结,都必须有问题。只有看到问题,才能看到希望,才能确立新的目标。分析问题需实事求是,要透过现象看本质,要找准要害,切中薄弱点。问题不可以遮之掩之,要做明白人,但在表述时要恰如其分,掌握技巧,不至于引起反面效应。

 

第二节  思路


思路,以前叫计划、打算,大概在二十世纪八十年代末到九十年代初,在机关里才逐渐普遍称之为思路。“新年新打算”变成新一年的工作思路了。记得当时有一位领导,问我这个八十年代的“新一辈”,他问:工作思路是什么,是不是对新的一年谈点观点就可以了,而不用像“打算”那么细了。我想始作俑者可能是这个意思,先谈思路后谈打算(措施),现在偶尔还能看到这种稿子,明确写工作思路是什么什么,然后写工作措施是什么什么,但这里的工作思路已是小工作思路,因为全文的标题也是工作思路。但总的共识是现在工作思路就是新一年新打算,囊括所有关于新一年的指导思想、目标任务、工作举措。当时,他还问我“性感”指什么,以前赞美年青人都是讲美丽、漂亮、英俊、潇洒、智慧、聪明、伶俐等,突然大家都推崇说某人很性感,还是褒义的,就不好懂。“思路”和“性感”在当时都是流行语。“思路”一词,二十年来无大的变化,用之为常,而“性感”一词倒好像不那么流行了,这是一笑之外语。


1、思路的格式


观点式。一般用于全面总结式后,对于思路是非常简要的。原始意义上的思路,即思想之路,是一种工作路径,一般也只要求提观点。如2008年国际金融危机爆发,我国经济工作的思路是“保增长、促转型”。2011年初CPI飞涨,我国经济工作思路是“控通胀、保增长”。这就是思路,一般用于指导宏观的、全局的方面,具有提纲挈领的感觉。此外,具体工作中,10月、11月写的明年工作思路,全面总结式总结后附带的思路,一般也采用这种写法。


措施式。一般高层的,时间上在早期谋划阶段的,工作思路用观点式。而基层单位的,年初作工作部署的,主要用措施式,即提出新一年的工作措施,而且强调工作落实。写措施是比较难的,但对于一个单位,大的措施也就几条,是明摆着的,写写就熟悉了。


全景式。单独的工作思路,有时要求指导思想,工作目标,工作原则,工作措施写齐,一般用于覆盖面广,时间跨度长的专项工作,中长期规划等。


2、思路的特点


写思路是对将来的、变化的事情进行谋划,指出路径,提出要求,需要作者的灵性、才气和对事物的熟悉。


观点要清晰。所谓思路清晰,这是第一位的。经常性理清思路,就是理清观点。一个地方、一个单位、一个部门的工作思路,是按上级要求和本地实际相结合而得出来的,所以要深刻领会上级精神,同时充分掌握基层材料。一个单位,工作思路的大调子不可能偏,而难的是能够找到自身发展的正确之路,如一个镇的发展之路(例如发展经济肯定对的,但是以工业强镇,还是市场兴镇,这就难了)。


目标要明确。写工作思路必须有工作目标,这些目标要明确,所有的数据都要有测算,有依据。没有观点,就没有方向,没有目标,就找不到宿营地。


措施可操作。写工作思路最难的就是写措施,就是总方向有了,目标有了,该怎么做,这是最难的。尤其是对工作年数屈指可数的年轻人来说,写实措施就更难了。因此,要认真阅读已有的基础材料,把一条条措施搞明白后才写上去。我们看许多报告,总结往往一大堆,到措施了就是一个小尾巴,可见写实措施之难。

 

第三节   写总结和思路时的几个小技巧


1、写总结在时间上要赶早。一般年度总结10月份准备,11月完成。数字用前三季度或1—10月份的,以后逐月修改,在修改数据的同时,给予润色提升。不往前赶进度,在时间上是很紧的,因为明年初要出新一年的思路,如果总结尚没有写好,那么何来思路。当11月份写总结时,全年的情况应该基本明了了,所需牢记的是及时更新。


2、指导思想包含三个层次。这一个层次是理论指导,工作措施,实际目标,写指导思想就是要写出这三层意思,即以什么为指导,采取什么措施,要实现怎么样的目标。在写工作思路时,为使文稿活泼,有时可用总体要求来替代指导思想。


3、点多点少都不宜。总结经验,布置工作等写几点比较好呢,一般是三点以下太少,五点以上太多。写二点,就显得单薄;写五点以上有时显得散,但写大报告时则不同,七八点、甚至十点也有,但一般情况下五六点为宜。


4、总结和思路的标题要避免重复。初写者经常会碰到一个问题,总结回顾与下一步对策措施在小标题上重复,而且还有点相互矛盾,展开起来也比较难,重复很多。这是正常的,因为工作有连贯性,并不是一年就做完了。为了避免循环往复,就必须变换角度。比如2009年上半年某市经济工作总结和下半年工作思路如下:


一、上半年经济运行情况

(一)产业运行总体平稳。

(二)需求拉动效应明显。

(三)项目建设支撑有力。

(四)推进转型扎实有效。

(五)城乡发展步伐加快。

(六)抗灾救灾成效突出。

(七)民生保障力度加大。

二、下半年主要工作措施

(一)确保经济平稳运行。

(二)突出抓好招商引资。

(三)切实加快项目建设。

(四)着力推进科技创新和节能减排。

(五)深入推进新农村建设。

(六)大力改善社会民生。


写总结以分析切入,谈措施以工作切入,这样就有效地避免了小标题上前后的重复。


5、有些标点可省略。标题上的标点可省略,文中独立成行的标题句末可省略标点,用了反而啰嗦。如:


一、强化管理,狠抓制度建设

建设后面可不加句号,加了也不算错,但累赘。括号后的标点可省略,标题序号加括号的,其后面就不再用标点符号,因为括号本身也是一个标点符号,否则重复。如:(一)加强调查研究;不用写成(一)、加强调查研究。引号之间的标点可省略,如《》《》,不用写成《》、《》;又“”“”,不用写成“”,“”。

 

[为文智典]  大概是在1998年,我参加一个《湖州年鉴1998》条目编撰定稿会。有位好朋友,发表意见:我看不仅是目录,就是封面标题也要改,内容明明是1997年的,标题却是1998年湖州年鉴,连这点都错,真是不应该。我当时一听也对,怪自己连这样简单的问题也没看出来。后来私底下一问,才知我们俩都是大傻瓜。所有的年鉴都是这样的,这是统一格式。年鉴的编纂始于欧洲。英国哲学家培根在其1267年出版的《大著作》中已使用外国年鉴中有关天体运动的材料,这说明至少在13世纪中叶欧洲已有类似年鉴的出版物。中国的年鉴已有六百多年的历史。成书于14世纪40年代的《宋史·艺文志》中,就有《年鉴》一卷,可惜已经失传。年鉴是以全面、系统、准确地记述上年度事物运动、发展状况为主要内容的资料性工具书。汇辑一年内的重要时事、文献和统计资料,按年度连续出版的工具书。其实,年鉴的内容许多来自于总结。 


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